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青会高规格“青岛服务”保障首届跨国公司领导人青岛峰会
发布日期:2019-10-26 13:14   来源:未知   阅读:

  10月20日,首届跨国公司领导人青岛峰会在青岛国际会议中心圆满闭幕。2天时间,33场重磅活动,115家世界500强企业和197家全球领军企业领导人齐聚一堂,嘉宾人数超过500人。凭借青岛旅游集团丰富的办会资源,紧密结合北京北辰会展集团有限公司管理团队经验,青岛国际会议中心服务保障团队在上合组织青岛峰会、中国海军成立70周年多国海军活动服务保障中表现出色。本次荣幸成为跨国公司领导人青岛峰会的首选服务保障团队,让青会人再次亮相国际舞台。

  青岛国际会议中心管理团队接到峰会服务保障任务后,全体员工在集团领导要求下牢记使命、敢于担当,将“不分昼夜的敬业精神”和“精益求精的工作态度”贯穿峰会始终,团结一心、各司其职,用实际行动交出满意答卷。

  为了做好跨国公司领导人青岛峰会的服务保障工作,按照组委会的整体工作安排以及各级领导关于筹备工作的相关要求,青岛国际会议中心全面负责峰会的服务保障工作以及媒体中心运行工作,包括会议开幕式、签约活动、路演活动会务,以及峰会期间餐饮服务、茶歇服务等环节。会议中心管理层多次召开专项沟通协调会、服务沟通会,在组织架构分工基础上,成立垂直工作组,就会议场地、人员调配、物资申请、会场布置以及技术保障等工作,形成全链条、全景式任务分解。

  青岛旅游集团党委书记、董事长王红以及青岛国际会议中心有限公司董事长徐晓彬等领导多次亲临坐阵,把控各个工作关键时间点及演练环节,高效解决个中问题,推动筹备工作稳步进行。

  青岛国际会议中心自进入峰会时间开始,各个部门每天工作的“重头戏”均为峰会相关推进事宜。服务团队根据活动主办方要求和工作进度,先后进行了4场全员、全要素演练。

  4场全要素演练过程中各有侧重,完全按照会议进行时标准进行。演练中极度关注细节,努力做到以问题为导向,将细节落到实处,超标准保证服务效果。通过多次的实战演练,也让服务团队尽快进入角色,做到发现问题立即梳理问题,立即整改。

  除了全要素演练,部门间小规模演练更是不计其数。所有工作人员只有一个目标:立足本职、精益求精,确保服务保障工作万无一失!

  市场销售部在本次峰会的服务保障期间,承担了会议协调、会时宣传、资料图文存档及峰会文创产品的定制工作。销售部的部分同事于9月底便进入“峰会”服务保障工作备战状态,与会务组及各部门每日沟通百余次,将主办方的需求及时转达到各部门。在整个峰会会时期间,对每个会场点位做到精心统筹规划,对会场每个点位做到精准把控,实行单独人盯人,人单合一,人会合一,让需求与服务无缝衔接。市场部在峰会期间无网络的情况下,客服重重困难,撰写保障本次峰会宣传稿,拍摄2000余张峰会服务保障照片存档;设计制作峰会专属定制6种文创产品,配合峰会期间文创产品的销售工作。

  安全永远是第一要求。小到一棵菜的农残,大到场馆的电力系统稳定运行;从环境、原料、加工到成品出品工程部、安保部、采购部、财务部在此次峰会中做到了完美的配合,做了大量细致的工作。

  峰会菜单确定后,财务部第一时间联系食材供应商,仅用一天时间敲定所有食材相关细节。并协同安保部完成40个样品水果、蔬菜的农药残留检测,9批次饮品共计18个样品留样备查。联合各安全部门加强巡查排除各类隐患,并为600余名员工进行消防知识培训。对消防设施设备进行检验测试,配合有关部门进行消防演练,对375个摄像头进行检查,确保会议期间监控无死角。

  保障检测人员全面到位,对场馆内外进行多次排查,保证动力系统、电力系统、水系统等不出故障。技术保障部门加班加点对会议设备精心养护调试,加强工作演练,确保设备正常运转。

  为保证高质量、高标准服务,青岛国际会议中心采用专业成熟服务团队和志愿者团队相结合的方式。人力资源部协调4所职业院校,共借调来280余名学生担任服务志愿者,从面试筛选到培训上岗,志愿者们餐饮住宿保障等工作细致,成功缓解了服务团队的压力。为保证所有保会人员按时吃到可口的饭菜,人力资源部联合财务部,每日起早贪黑保证每日三餐都按时调配到位。

  经过销售部与峰会主办方多次沟通,会议服务需求日渐完善。运营部在峰会期间,共翻台50余次,其中101会议室在3小时中翻台6次,平均每人每天的工作时间超过16小时。超常发挥了“上合速度”和“青会精神”。他们当中有带伤、带病工作的好员工,也有放弃陪伴病重家人无私奉献的儿女,但大家都表示,再累、再难也要圆满完成任务,把会议中心的荣誉放在第一位。

  峰会期间,青会人上下一心,充分体现了团队协作精神,为确保领导可以准时踏勘,会议中心管理团队紧急调动二线余人紧急支援一线分钟之内完成500人晚宴到800人开幕式的翻台工作。在重要的时间节点,奥帆中心景区安保人员在第一时间向会议中心伸出援手,协助转移物资,当日参与翻台人数最终达到300余人。

  为凸显峰会主题,营造峰会氛围,从会场主题导引到宴会摆台,到为本次峰会精心设计的峰会专属纪念封和文创伴手礼,再到媒体中心山东特色元素食品,诸多创新性设计极大加深了与会嘉宾对开放中国、对好客山东、对活力青岛的了解。

  在由青岛国际会议中心负责运营的媒体中心,记者们对会议中心细心周到的服务和优美的环境频频点赞,并在留言簿上留下了赞美的话语,对会议中心宾至如归的贴心服务表达了深深感谢。

  全面顺利服务保障首届跨国公司领导人青岛峰会,不仅立体化展现了青岛国际会议中心高规格会议服务接待能力,充分体现出全体工作人员高度的政治责任感、良好的工作作风以及过硬的专业素养和工作能力。青岛国际会议中心也将借助本次峰会的“快车”“便车”,实现自身更好发展,分享中国大市场机遇,发挥好桥梁纽带作用,作为青岛面向世界的窗口,展现“青岛服务”的良好形象。

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